I.1 Fórmulas, referencias y errores en Excel y Sheets

Una hoja de cálculo ahorra repetir la misma cuenta, no pensar

Casi todo cálculo estadístico se puede comprobar, y repetir con muchos datos, en una hoja de cálculo (Excel o Google Sheets), que es la herramienta con la que se trabaja en la práctica. Sirve para verificar un resultado calculado a mano o para ir más rápido una vez entendido el procedimiento, pero no lo reemplaza: antes de usarla conviene saber escribir una fórmula, copiarla sin que se rompa y leer sus errores.

Un ejemplo pequeño: el IPC subió de 111,12 en diciembre de 2023 a 122,21 en diciembre de 2024. Calcular la variación de cada mes exige repetir doce veces la misma cuenta; en la hoja se escribe una vez y se copia.

9,97%

es la variación acumulada del IPC entre diciembre de 2023 y diciembre de 2024.

Fuente: INE, IPC general mensual, base 2016=100; cálculo propio.

Fórmulas, rangos y referencias

Cada celda se nombra con la letra de su columna y el número de su fila: B3. Un rango es un bloque: B2:B14. Toda fórmula empieza con =. Las operaciones son +, -, *, / y ^, ejecutadas en el orden habitual: paréntesis, potencias, multiplicación y división, suma y resta. La variación mensual del IPC se escribe =(B3/B2-1)*100; sin los paréntesis daría otro resultado.

Al copiar una fórmula, las referencias se desplazan con el movimiento. =(B3/B2-1)*100 en C3, copiada a C4, queda =(B4/B3-1)*100. Para que una referencia no se mueva se le antepone $: la variación acumulada compara cada mes con diciembre de 2023, que está siempre en B2, y se escribe =(B3/$B$2-1)*100.

Se escribe en C3      Al copiarla a C4      Al copiarla a D3      Qué se mantiene fijo
=B3/B2                =B4/B3                =C3/C2                nada: todo es relativo
=B3/$B$2              =B4/$B$2              =C3/$B$2              la celda B2 (fila y columna)
=B3/B$2               =B4/B$2               =C3/C$2               la fila 2 (la columna se mueve)
=B3/$B2               =B4/$B3               =C3/$B2               la columna B (la fila se mueve)

La regla práctica: antes de copiar, preguntarse qué debe moverse y qué debe quedarse quieto, y poner $ solo en lo segundo (la tecla F4 los agrega). Y una costumbre que evita errores: calcular a mano un caso y compararlo con la hoja. Enero de 2024: (111,2111 / 111,1235 − 1) × 100 = 0,0788%.

Configuración regional, nombres de funciones y errores

Excel y Sheets leen números y fórmulas según el idioma de la región. En español lo habitual es la coma decimal (1,5) y el punto y coma entre argumentos (=SUMA(A1;A2)); en inglés, punto decimal y coma entre argumentos (=SUM(A1,A2)). Un archivo con 8.93 en una hoja en español queda como texto; una fórmula copiada de un tutorial en inglés (=NORM.DIST(1.5,0,1,TRUE)) hay que reescribirla (=DISTR.NORM.N(1,5;0;1;VERDADERO)). Cada función tiene nombre en español y en inglés; las funciones se escriben aquí con su nombre en español; las equivalencias con el inglés están en el tema siguiente.

Cuando una fórmula no puede dar un resultado, la hoja escribe un código de error. Ninguno es un fallo de la hoja: cada uno describe qué le pasó a la fórmula.

Error          Qué indica                          Causa más frecuente                          Qué revisar
#¡DIV/0!       división entre cero                 divisor vacío o igual a 0                    la celda que divide
#¿NOMBRE?      nombre desconocido                  función mal escrita o en otro idioma         la ortografía de la función
#¡VALOR!       tipo de dato incorrecto             texto donde se esperaba un número            si el número quedó como texto
#¡REF!         referencia inválida                 celda o columna borrada                      la fórmula que apuntaba a ella
#N/D           valor no disponible                 búsqueda sin coincidencia                    lo buscado y el rango
#¡NUM!         número imposible                    raíz de un negativo, probabilidad fuera de 0-1   los argumentos numéricos

Lo más peligroso no es un error visible sino uno que no se ve: =PROMEDIO(B5:B6) es una fórmula válida aunque se quisiera el promedio de tres meses. Por eso importa la comprobación a mano.

Preguntas para pensar

• La variación acumulada de 2024 no es la suma de las doce variaciones mensuales. ¿Por qué se parecen pero no son iguales?
• Antes de copiar una fórmula hacia abajo, ¿qué pregunta conviene hacerse sobre cada referencia?