LabEco › Contabilidad Básica › Libro Diario, Mayor y Balance de Comprobación
Módulo 9 · Sección A · Tema 4
Libro Diario, Mayor y Balance de Comprobación
La ferretería ya sabe registrar una transacción en Debe y Haber. Pero en un mes real hace decenas de transacciones. ¿Cómo se aseguran, al final del mes, de que no se equivocaron en ninguna sin tener que revisar transacción por transacción?
De una transacción a un sistema completo
Ya sabes registrar una sola transacción en Debe y Haber (A.3). Pero la ferretería hace decenas de transacciones por mes: compras, ventas, pagos, cobros. Hace falta un sistema completo, no solo la regla de una transacción aislada, que permita registrar todo en orden, saber el saldo actual de cada cuenta en cualquier momento, y verificar, al final del período, que no se cometió ningún error de partida doble en el camino. Ese sistema tiene tres piezas: el plan de cuentas, el libro diario, el libro mayor, y el balance de comprobación.
El plan de cuentas: un directorio uniforme
El plan de cuentas es la lista organizada y codificada de todas las cuentas que una empresa usa para registrar sus operaciones, agrupadas por tipo (activo, pasivo, capital, ingresos, gastos) y generalmente numeradas según esa agrupación. Su función es dar un lenguaje común: si todos en la ferretería, y cualquier contador externo que revise sus libros, usan siempre el mismo nombre y número para "Caja" o para "Cuentas por Pagar", el registro se vuelve consistente y comparable (recuerda la característica de "comparabilidad" de A.1).
El Libro Diario: el registro cronológico de todo lo que pasa
El Libro Diario es el registro cronológico de cada transacción, en el orden exacto en que ocurre, mostrando la fecha, las cuentas afectadas, y los montos en el Debe y el Haber; es el primer lugar donde se anota cualquier operación, tal como en la venta de mercadería en A.3. Cada anotación en el Libro Diario se llama asiento contable, y siempre debe cumplir la partida doble: la suma de los Debe de ese asiento tiene que ser igual a la suma de los Haber.
«El diario general es un libro o medio magnético en el cual quedan registradas, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio, de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del efecto que éstas hayan tenido en las cinco cuentas básicas de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.»
Gerardo Guajardo Cantú y Nora E. Andrade de Guajardo — Contabilidad Financiera (2008), p. 69. 5.ª ed., McGraw-Hill, 2008
El Libro Mayor: cada cuenta, resumida en un solo lugar
El Libro Mayor reorganiza la misma información del Libro Diario, pero por cuenta: cada cuenta (Caja, Mercadería, Cuentas por Pagar...) tiene su propia "T" donde se acumulan todos los movimientos que la afectaron a lo largo del período, tomados uno por uno del Libro Diario. Mientras el Diario responde "¿qué pasó, y en qué orden?", el Mayor responde "¿cuál es el saldo actual de esta cuenta específica, después de todos sus movimientos?".
«El mayor general es un libro o medio electrónico en el que se efectúa un registro individual, o separado, de los aumentos o las disminuciones de cuentas específicas en el sistema contable. Es decir, existe una hoja de mayor para cada una de las cuentas que maneje una compañía.»
Gerardo Guajardo Cantú y Nora E. Andrade de Guajardo — Contabilidad Financiera (2008), p. 70. 5.ª ed., McGraw-Hill, 2008
El Balance de Comprobación: el chequeo final
El Balance de Comprobación es una lista de todas las cuentas del Libro Mayor con sus saldos finales, deudores o acreedores, según corresponda, cuya función es verificar que el sistema completo esté cuadrado: la suma de todos los saldos deudores debe ser exactamente igual a la suma de todos los saldos acreedores. Si no cuadra, hay un error de registro en algún punto del camino que hay que encontrar antes de seguir adelante: es la primera línea de defensa contra errores contables, antes de preparar cualquier estado financiero.
«Cuando se conocen los saldos de las cuentas del mayor, puede prepararse una balanza de comprobación, que es una lista del saldo de cada una de las cuentas del mayor general, cuyo objetivo es realizar una verificación del mayor general para determinar si los totales de los saldos deudores y acreedores son iguales.»
Gerardo Guajardo Cantú y Nora E. Andrade de Guajardo — Contabilidad Financiera (2008), p. 71. 5.ª ed., McGraw-Hill, 2008
Preguntas para pensar
- Si fueras el contador de la ferretería, ¿con qué frecuencia prepararías un Balance de Comprobación: después de cada transacción, cada semana, cada mes? ¿Qué ventajas y desventajas tiene cada opción?
- El Balance de Comprobación detecta errores de partida doble (cuando Debe y Haber no coinciden), pero no todos los errores contables rompen esa igualdad. ¿Se te ocurre un tipo de error que el Balance de Comprobación no detectaría?
- ¿Por qué te parece que un plan de cuentas numerado (no solo con nombres) resulta útil en sistemas contables computarizados?
Ejercicios y simulaciones de este tema
- Registra tres transacciones y calcula los saldos del Mayor
- Verifica el Balance de Comprobación
- Comprueba lo aprendido
Los ejercicios, las simulaciones y la autoevaluación funcionan en la plataforma LabEco.