Qué es la contabilidad y el Balance General

Saber cuánta plata hay en la caja no es lo mismo que conocer la situación financiera

El dueño de una ferretería en Cochabamba lleva años administrando su negocio a puro instinto: sabe cuánto tiene en la caja, más o menos cuánta mercadería le queda, y a quién le debe. Cuando decide pedir un préstamo al banco para ampliar su local, el banco le pide algo más preciso: un balance general que muestre, con números exactos y ordenados, la situación financiera completa del negocio, no solo el efectivo del día, sino todo lo que posee, todo lo que debe, y qué le queda realmente a él como dueño.

Esta necesidad, traducir la realidad económica de un negocio a información ordenada, verificable y útil para quien tiene que tomar una decisión (el banco, en este caso, pero también el propio dueño), es exactamente el problema que la contabilidad resuelve.

Qué es la contabilidad, y sus tres grandes ramas

La contabilidad es el sistema que registra, clasifica y resume las transacciones económicas de una entidad (una empresa, pero también una organización sin fines de lucro o incluso el Estado), para producir información útil a quienes tienen que tomar decisiones sobre ella.

Se suele clasificar en tres grandes ramas: la contabilidad financiera, dirigida a usuarios externos (bancos, inversionistas, proveedores) y organizada según normas estandarizadas para que sea comparable entre empresas; la contabilidad de costos o administrativa, dirigida a usuarios internos (los propios gerentes) para tomar decisiones de gestión día a día, sin necesidad de seguir un formato estandarizado; y la contabilidad fiscal, orientada específicamente a cumplir con las obligaciones tributarias ante el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN), que se ve en detalle en C.1.

Qué hace que la información contable sea buena información

No cualquier registro de números constituye buena información contable. Cuatro características la definen: debe ser comprensible (presentada de forma clara, sin necesitar ser un experto para entenderla razonablemente); relevante (útil para la decisión concreta que se está tomando: el banco necesita saber la situación financiera completa, no cuánto vendió la ferretería el martes pasado); confiable (verificable, libre de errores y sesgos significativos, respaldada en documentación real); y comparable (posible de contrastar contra períodos anteriores del mismo negocio, o contra otras empresas similares, gracias a que se sigue un mismo conjunto de reglas).

El Balance General: Activo, Pasivo y Capital

El Balance General es el estado financiero que muestra, en una fecha específica, la situación financiera completa de un negocio, organizada en tres partes.

- Activo: todo lo que la empresa posee y controla, y que se espera le genere beneficios económicos futuros: el efectivo en caja, el inventario de mercadería, el local, las herramientas, lo que los clientes le deben (cuentas por cobrar).
- Pasivo: las obligaciones (deudas) que la empresa tiene con terceros: un préstamo bancario, lo que le debe a sus proveedores (cuentas por pagar), sueldos pendientes de pago.
- Capital (o patrimonio): lo que le queda al dueño una vez descontadas todas las obligaciones: es, literalmente, la diferencia entre el Activo y el Pasivo.

Para la ferretería, esto significa mostrarle al banco no solo el efectivo de la caja, sino el valor completo de su mercadería, sus herramientas y su local (Activo), restando lo que todavía debe a sus proveedores (Pasivo), para llegar a lo que realmente le pertenece a él como dueño (Capital).

Preguntas para pensar

• Piensa en un pequeño negocio boliviano que conozcas (formal o informal). ¿Llevaría, hoy, un balance general que cumpla con las cuatro características de buena información contable?
• ¿Por qué te parece que muchos negocios pequeños en Bolivia funcionan durante años sin llevar contabilidad formal? ¿Qué pierden por no hacerlo, más allá de no poder pedir un préstamo?
• Si tuvieras que armar el balance general de tu propia situación financiera personal (no de una empresa), ¿qué pondrías como activo, como pasivo, y qué te quedaría como 'capital'?