Organización: diseño de la estructura

Un plan necesita alguien que lo lleve adelante, y una estructura que lo sostenga

La fábrica textil tiene ya su plan estratégico (C.1). Pero un plan, por sí solo, no asigna tareas a personas concretas ni define quién responde ante quién. La segunda función administrativa de Fayol, organizar, es exactamente eso: diseñar la estructura formal que va a ejecutar el plan, quién hace qué, quién decide qué, y cómo se coordinan todas las partes entre sí.

Especialización, cadena de mando y tramo de control

La estructura organizacional es la forma en que se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas de una organización. Su primer ingrediente es la especialización del trabajo: dividir el trabajo total en tareas más pequeñas y específicas, de modo que cada persona se concentre en una parte y la domine mejor. Es eficiente hasta cierto punto, recuerda a Taylor en B.2, pero llevada al extremo puede volverse monótona y desmotivante, exactamente el tipo de problema que la escuela de relaciones humanas (B.3) puso en evidencia.

Dos conceptos más definen la forma de la estructura: la cadena de mando, la línea continua de autoridad que va desde la gerencia general hasta el último puesto operativo, donde cada persona reporta a un único superior directo; y el tramo de control, la cantidad de personas que reportan directamente a un mismo gerente. Un tramo de control amplio (muchas personas por gerente) tiende a producir estructuras más "planas", con pocos niveles jerárquicos; un tramo estrecho produce estructuras más "altas", con muchos niveles.

Autoridad, responsabilidad y poder: tres cosas distintas

Conviene distinguir tres conceptos que se confunden con frecuencia: la autoridad es el derecho formal, asociado a un puesto, de tomar decisiones y esperar que se cumplan; la responsabilidad es la obligación de responder por el cumplimiento de una tarea asignada, y va emparejada con la autoridad (a quien se le da autoridad para decidir algo, también se le exige responder por el resultado); y el poder es la capacidad real de influir en las decisiones de otros, que puede existir con o sin autoridad formal. Un técnico sin ningún cargo gerencial puede tener mucho poder dentro de la fábrica si es el único que entiende a fondo cómo calibrar la máquina tintorera (B.4).

Centralización, departamentalización y autoridad de línea y staff

Una organización es más centralizada cuando las decisiones importantes se concentran en la alta dirección, y más descentralizada cuando se reparten hacia niveles inferiores (recuerda los niveles gerenciales de A.3). Ninguna de las dos es "mejor" en abstracto: depende del tipo de decisión y del contexto, otro caso del modelo de contingencias que viste en B.1.

La forma más común de organizar las áreas es la departamentalización funcional: agrupar las tareas según su función (producción, ventas/exportaciones, finanzas, recursos humanos), aunque también puede hacerse por producto, por zona geográfica o por tipo de cliente. Dentro de esa estructura, se distingue la autoridad de línea (la cadena de mando directa, que va del gerente general al operario, con poder de decisión y de dar órdenes) de la autoridad de staff (áreas de asesoría especializada, como legal o control de calidad, que aconsejan y apoyan a la línea, pero normalmente no tienen autoridad de mando directo sobre ella).

Organización mecanicista vs. orgánica, y el diseño según el contexto

Una organización mecanicista tiene una estructura rígida, con reglas estrictas, alta especialización y decisiones muy centralizadas, y funciona bien en entornos estables y predecibles, donde "la única mejor forma" de Taylor (B.2) sigue siendo una buena aproximación. Una organización orgánica es más flexible, con menos reglas formales, roles más fluidos y decisiones más descentralizadas, y funciona mejor en entornos cambiantes que exigen adaptación rápida, más cercana al espíritu de la escuela de relaciones humanas.

Qué estructura conviene en cada caso depende de factores contingentes: el tamaño de la organización, la tecnología que usa, la estabilidad de su entorno, y su estrategia, la misma lógica del modelo de contingencias de B.1, aplicada ahora específicamente al diseño de la estructura.

Preguntas para pensar

• Piensa en una organización boliviana que conozcas. ¿Te parece más centralizada o más descentralizada? ¿Qué evidencia concreta usarías para justificar tu respuesta?
• ¿Se te ocurre un puesto de staff (asesoría) que, en la práctica, termine teniendo más poder real que autoridad formal? ¿Por qué pasa eso?
• Si tuvieras que diseñar la estructura de una organización completamente nueva, ¿qué preguntas te harías primero para decidir entre un diseño más mecanicista o más orgánico?