Qué es la administración: definición, objetivo e importancia

Saber hacer el producto no alcanza para hacer crecer el negocio

Piensa en una pastelería familiar que arranca en Cochabamba con un solo local: la dueña hornea, atiende, cobra, compra los insumos, decide los precios. Todo pasa por ella, y funciona bien porque es una sola persona con una visión clara. El negocio crece: abre una segunda sucursal, después una tercera y una cuarta. Ahora hay empleados en cada local, proveedores distintos, turnos que cuadrar, plata que entra y sale de cuatro cajas distintas.

De repente, aunque el pastel sigue siendo exactamente igual de bueno que el primer día, empiezan los problemas: pedidos que se pierden entre sucursales, dos encargados que creen tener la última palabra sobre la misma decisión, insumos que faltan en un local mientras sobran en otro. El talento para hacer pasteles no desapareció. Lo que faltó es una función distinta, que no tiene que ver con hornear nada: coordinar personas, recursos y decisiones para que la organización, ya más grande, siga funcionando como una sola cosa. Esa función es la administración.

Qué significa "administrar", desde la palabra hasta el concepto

La palabra administración viene del latín *ad* ("hacia", "dirección") y *minister* ("servidor", "el que está al servicio de"), etimológicamente algo cercano a "estar al servicio de" o "quien dirige al servicio de otro", en el sentido de gestionar algo (recursos, una organización) al servicio de un fin que no es el propio del administrador, sino el de la organización.

De ahí a la definición conceptual moderna: la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos de una organización (humanos, financieros, materiales, de información) para alcanzar sus objetivos de la manera más eficiente y eficaz posible. Cada una de esas cuatro funciones (planificar, organizar, dirigir, controlar) se desarrolla en detalle en la Sección C de este módulo; por ahora alcanza con verlas como las cuatro tareas que, juntas, definen qué es administrar.

El objetivo de administrar: eficiencia Y eficacia, no una u otra

El objetivo de la administración se suele resumir en dos palabras que no significan lo mismo, y confundirlas es uno de los errores más comunes.

- Eficiencia: hacer las cosas bien, con el menor desperdicio posible de recursos, "hacer bien las cosas". Una sucursal de la pastelería puede ser muy eficiente (usa poca harina de más, no desperdicia horas de trabajo) y aun así vender poco si nadie compra sus productos.
- Eficacia: lograr los objetivos propuestos, "hacer las cosas correctas". Una sucursal puede vender mucho (lograr el objetivo de ventas) gastando muchísimo más de lo necesario en insumos y personal, es decir, siendo eficaz pero no eficiente.

Una administración exitosa necesita ambas cosas a la vez: lograr los objetivos (eficacia) usando bien los recursos disponibles (eficiencia). Las cuatro sucursales de la pastelería podían seguir siendo eficaces, vendiendo pasteles, mientras dejaban de ser eficientes, por la descoordinación entre locales.

Características e importancia de la administración

Algunas características que la literatura administrativa atribuye de forma bastante consistente a la administración: es universal (toda organización, del tamaño y tipo que sea, necesita administrarse, desde la pastelería familiar hasta un ministerio del Estado), tiene valor instrumental (no es un fin en sí misma, sino un medio para lograr los objetivos de la organización), es interdisciplinaria (se apoya en economía, psicología, sociología, matemáticas), y requiere flexibilidad (los principios se adaptan según el tipo y tamaño de organización, no son una receta única).

Su importancia es directa: sin administración, el crecimiento de cualquier organización tiende a generar exactamente los problemas de la pastelería, descoordinación, decisiones contradictorias, recursos mal aprovechados, incluso cuando la actividad central (hornear, producir, vender) se sigue haciendo bien.

Preguntas para pensar

• Piensa en una organización boliviana que conozcas de cerca (un negocio familiar, una junta vecinal, un club deportivo). ¿Qué señales de falta de administración, en el sentido de este tema, reconoces en ella?
• ¿Se te ocurre un ejemplo donde priorizar la eficiencia por encima de la eficacia haya sido un error, o donde priorizar la eficacia por encima de la eficiencia haya sido la decisión correcta, al menos por un tiempo?
• Si la administración es 'universal' (toda organización la necesita), ¿por qué crees que a veces se la asocia únicamente con empresas grandes y no con organizaciones chicas o informales?